Cara Memilih Software Payroll di Indonesia 2026: 12 Hal Wajib Dicek

Software payroll yang salah tidak langsung terasa. Masalahnya baru muncul di bulan Desember saat PPh 21 harus dihitung ulang, saat auditor menanyakan dari mana sebuah angka berasal, atau saat pekerja harian dibayar dari spreadsheet terpisah yang tidak pernah cocok dengan absensi.

Panduan ini merangkum 12 hal yang perlu Anda cek sebelum memilih software payroll untuk perusahaan di Indonesia, ditambah pertanyaan yang bisa langsung Anda ajukan saat demo vendor.

Ringkasan

• Kewajiban statutori adalah syarat minimum, bukan fitur tambahan: PPh 21 TER, BPJS, THR, dan pelaporan Coretax.
• Cara kerja bisnis Anda menentukan sisanya: shift, pekerja harian, service charge, banyak PT dalam satu grup.
• Minta vendor menjalankan satu periode payroll Anda saat demo, bukan sekadar menunjukkan slide.

1. PPh 21 dengan metode TER, termasuk perhitungan Desember

Sejak PP 58/2023, PPh 21 bulanan dipotong memakai Tarif Efektif Rata-rata (TER) sesuai kategori PTKP (A, B, atau C). Di masa pajak terakhir, biasanya Desember, PPh 21 harus dihitung ulang memakai tarif progresif Pasal 17, lalu selisihnya diselesaikan.

Yang perlu dicek:

• Apakah kategori TER ditentukan otomatis dari status PTKP?
• Apakah premi BPJS Kesehatan, JKK, dan JKM yang dibayar perusahaan ikut dihitung sebagai penghasilan bruto?
• Apakah perhitungan Desember dan karyawan yang keluar di tengah tahun ditangani otomatis?
• Apakah PPh 26 untuk karyawan WPLN tersedia?

Coba hitung satu contoh dengan kalkulator PPh 21 TER, lalu bandingkan hasilnya dengan software yang sedang Anda evaluasi.

2. BPJS lengkap dengan batas upahnya

BPJS Kesehatan (4% perusahaan, 1% karyawan) punya batas upah, begitu juga Jaminan Pensiun, yang batasnya disesuaikan setiap Maret. JHT tidak punya batas. JKK bergantung pada kelompok risiko pekerjaan.

Pastikan tarif dan batas upah ini disimpan beserta tanggal berlakunya. Dengan begitu, saat aturan berubah, slip gaji bulan-bulan sebelumnya tetap benar.

3. THR yang proporsional

THR minimal satu bulan upah, dan dihitung proporsional untuk karyawan dengan masa kerja kurang dari dua belas bulan. Cek apakah THR bisa dibayar terpisah atau bersama gaji bulanan, dan bagaimana PPh 21-nya dihitung di bulan pembayaran.

4. Pelaporan Coretax dan e-Bupot

Setelah payroll dikunci, data bukti potong (BPMP, BP21, BP26, BPA1) harus siap dilaporkan. Software yang baik menghasilkan file ini langsung dari payroll yang sudah dikunci, bukan dari input ulang manual.

5. Pekerja harian dan lepas

Hotel, restoran, dan pabrik sering memakai pekerja harian. Cek apakah mereka bisa:

• dimasukkan ke jadwal shift yang sama dengan karyawan tetap;
• dibayar per shift dengan periode harian, mingguan, atau dua mingguan;
• dipotong PPh 21 dengan tarif TER harian.

6. Shift, absensi, dan lembur yang langsung masuk ke gaji

Jika bisnis Anda berjalan dengan shift, payroll hanya seakurat data kehadirannya. Cari sistem dengan pola shift yang bisa dipakai ulang, absensi dari ponsel di dalam area kerja, dan lembur yang disetujui sebelum dikerjakan, lalu otomatis masuk ke gaji.

7. Service charge (khusus hotel dan restoran)

Service charge dikumpulkan setiap bulan dan dibagi berdasarkan poin atau hari kerja. Idealnya pembagian ini terjadi di dalam proses payroll, bukan dihitung di luar lalu diinput manual.

8. Banyak PT dalam satu grup

Untuk grup perusahaan, setiap PT punya NPWP, pendaftaran BPJS, rekening, dan penanda tangan sendiri. Cek apakah semuanya bisa dikelola dari satu sistem, sementara laporan pajak dan BPJS tetap terpisah per entitas.

9. Setiap angka bisa ditelusuri

Saat tim keuangan bertanya “kenapa gaji si A turun bulan ini?”, jawabannya harus ada di sistem. Pilih software yang menunjukkan aturan, tarif, dan dasar perhitungan di balik setiap angka, dan bisa membandingkan satu periode dengan periode sebelumnya sebelum dibayar.

10. Tapera

Sejak putusan Mahkamah Konstitusi 29 September 2025, kepesertaan Tabungan Perumahan Rakyat (Tapera) tidak lagi wajib bagi pekerja swasta, dan undang-undangnya harus ditata ulang paling lama dua tahun. Tanyakan kepada vendor bagaimana mereka akan menyesuaikan payroll, misalnya sebagai potongan sukarela, jika aturan barunya terbit.

11. Keamanan data dan UU PDP

Data gaji, NIK, NPWP, dan rekening adalah data pribadi yang paling sensitif di perusahaan. Tanyakan:

• Apakah data Anda disimpan di database yang terpisah dari klien lain?
• Apakah setiap perubahan data penting tercatat (siapa, apa, kapan)?
• Apakah ada pemberitahuan privasi, persetujuan, dan fitur unduh data pribadi sesuai UU PDP?

12. Aplikasi untuk karyawan dan implementasi

Karyawan akan memakai sistem ini setiap hari untuk absen, mengajukan cuti, dan membaca slip gaji. Pastikan ada aplikasi iOS dan Android yang benar-benar dipakai, bukan sekadar versi web yang dikecilkan.

Tanyakan juga siapa yang menangani implementasi: tim yang membangun produknya, atau pihak ketiga? Berapa lama sampai payroll pertama berjalan?

Pertanyaan untuk ditanyakan saat demo

1. “Bisakah kita jalankan satu periode payroll dengan data departemen kami?”
2. “Tunjukkan dari mana angka PPh 21 karyawan ini berasal.”
3. “Bagaimana sistem menangani karyawan yang keluar di bulan Juli?”
4. “Tunjukkan pekerja harian di jadwal dan di payroll.”
5. “File apa yang saya unggah ke Coretax setelah payroll dikunci?”
6. “Apa yang terjadi pada slip gaji lama saat tarif BPJS berubah?”

Checklist singkat

Area	Wajib ada
PPh 21	TER bulanan, perhitungan Desember (Pasal 17), PPh 26
BPJS	Kesehatan, JHT, JP, JKK, JKM, batas upah berversi
THR	Proporsional, dibayar terpisah atau bersama gaji
Pelaporan	e-Bupot Coretax, rekap BPJS
Operasional	Shift, absensi dari ponsel, lembur disetujui di awal
Pekerja harian	Dibayar per shift, TER harian
Grup	Banyak PT, laporan per entitas
Data	Database terpisah, audit log, UU PDP

Ingin melihat bagaimana Stavis menjalankan checklist ini? Coba demo interaktifnya atau jadwalkan demo dengan data perusahaan Anda.